Gebruikersrollen en rechten: wat mag een Beheerder en wat een Lid?

Twee rollen: Beheerder en Lid

LeadBot kent twee rollen. Een rol geldt per organisatie: je kunt in de ene organisatie Beheerder zijn en in de andere Lid. Welke rol iemand heeft, zie je op de pagina Gebruikers (Beheer > Gebruikers) in de kolom Rol.

Er is geen aparte eigenaar-rol. Wie een organisatie aanmaakt, wordt automatisch Beheerder. Een organisatie kan meerdere Beheerders hebben; we raden aan er altijd minstens twee te hebben, zodat je niet vastzit als iemand vertrekt.

• Beheerder — Kan gebruikers, instellingen en alle resources binnen deze organisatie beheren.
• Lid — Kan resources bekijken en gebruiken, maar kan geen gebruikers of organisatie-instellingen beheren.

Overzicht: wie mag wat?

In de tabel zie je per activiteit of een Lid en een Beheerder het mogen (✓) of niet (—). Het dagelijkse werk staat open voor beide rollen; alles wat bepaalt wie toegang heeft, wat de organisatie kost en hoe de organisatie als geheel werkt, is voorbehouden aan Beheerders.

Wat ziet een Lid?

Als Lid zie je knoppen voor beheertaken meestal niet: de knop + Gebruiker toevoegen, de verwijderknoppen en het tabblad Toegangsverzoeken op de pagina Gebruikers zijn verborgen, net als Add-on Store in de zijbalk. Bij sommige instellingen zie je de schakelaar wel, maar is hij uitgeschakeld met de tekst 'Alleen organisatiebeheerders kunnen deze instelling wijzigen.' Probeer je toch een beheertaak uit te voeren, dan krijg je dezelfde melding.

Heb je meer rechten nodig? Vraag dan een Beheerder van je organisatie om je rol te wijzigen. Wie Beheerder is, zie je op de pagina Gebruikers in de kolom Rol.

Let op: staat het abonnement van je organisatie on hold, dan kun je LeadBots tijdelijk alleen bekijken, ongeacht je rol. Alleen een Beheerder kan dan het prijsvoorstel accepteren om het abonnement voort te zetten.

De rol van een gebruiker wijzigen

Alleen een Beheerder kan rollen wijzigen. De wijziging gaat direct in.

1. 1Ga in de zijbalk onder Beheer naar Gebruikers.
2. 2Klik op het tabblad Actieve gebruikers op de gebruiker.
3. 3Kies bij Rol tussen Lid en Beheerder.
4. 4Klik op Opslaan. Je ziet de melding 'Rol bijgewerkt'.

Je eigen rol of toegang

Je kunt je eigen beheerdersrechten niet zelf intrekken en jezelf niet uit een organisatie verwijderen. Zo kan een organisatie nooit per ongeluk zonder Beheerder komen te staan. Wil je Lid worden of de organisatie verlaten, vraag dan een andere Beheerder om dat voor je te doen.

Partners: toegang tot klantorganisaties

Werk je als partner met klantorganisaties, dan regel je de toegang vanuit je partnerorganisatie. Bij het toevoegen van een gebruiker kies je onder Toegangsniveau tussen twee opties.

Alleen Partnerbeheerders zien de pagina Klanten, voegen klanten toe, beheren de gebruikers van de partnerorganisatie en kopiëren LeadBots naar een andere klant. Een gebruiker die je via de wizard Nieuwe klant toevoegen uitnodigt als contactpersoon van de klant, krijgt de rol Lid in die klantorganisatie. Heeft die contactpersoon beheerrechten nodig, pas de rol dan daarna aan in de klantorganisatie.

• Partnerbeheerder — is Beheerder van de partnerorganisatie en krijgt automatisch beheerdertoegang tot alle klantorganisaties, ook klanten die later worden toegevoegd.
• Specifieke organisaties — de gebruiker krijgt alleen toegang tot de klantorganisaties die je selecteert, en per organisatie kies je de rol Beheerder of Lid. Vink je ook het partneraccount aan, dan wordt de gebruiker daarnaast Lid van de partnerorganisatie. Toegewezen organisaties pas je later aan door de gebruiker te bewerken.

Collega's die zelf toegang aanvragen

Heeft je organisatie een geverifieerd e-maildomein onder Instellingen > Algemeen > Toegestane e-maildomeinen, dan kunnen collega's met een e-mailadres op dat domein bij het aanmaken van hun account zelf toegang aanvragen. Beheerders krijgen daarvan een e-mail en zien het verzoek op de pagina Gebruikers, op het tabblad Toegangsverzoeken. Klik op Goedkeuren of Afwijzen.

Wie wordt goedgekeurd, komt binnen als Lid. Een Beheerder kan de rol daarna wijzigen. Een afgewezen verzoek is definitief: de aanvrager kan niet opnieuw toegang aanvragen en moet dan rechtstreeks door een Beheerder worden uitgenodigd.